Aprobat,

Director executiv

TODOREAN ADRIANA

Nr. 1530/23.07.2021

 

NORME PROCEDURALE INTERNE

Privind achiziția publică de servicii din categoria celor cuprinse în

Anexa 2 la Legea nr. 98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziție publică,

in cadrul proiectului „RE GAL” ID 139977

Iulie 2021

 

INTRODUCERE

Prezenta procedura internă stabilește modul de achiziționare prin procedură proprie a serviciilor prevăzute în Anexa nr. 2 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice având o valoare estimata mai mica decât pragul valoric de 3.506.625 lei fără TVA, conform art. 7, alin. (1), lit. d) din actul normativ menționat, art. 111 alin 1 si art. 68 alin 1 litera h) din acelasi act normativ.

  1. Lista persoanelor responsabile cu elaborarea și aprobarea procedurii proprie pentru achizitia serviciilor din anexa 2 la leg. 98/2016

 

Revizuirea nr.: –
Versiunea: Iulie 2021
Elaborat de: Irimie Lucia Elena
Semnătura de luare la cunoștință
Manager proiect

Buhoi Ana Nicoleta
Expert achizitii

Irimie Lucia Elena
  1. Baza legală. Principii

 2.1. Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

ART. 7

(1)Autoritatea contractantă are obligaţia publicării unui anunţ de participare şi/sau de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în cazul achiziţiilor a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât următoarele praguri valorice:

d)3.506.625 lei, pentru contractele de achiziţie publică/ acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2.

 ART. 68 (1) din leg 98/2016

Procedurile de atribuire reglementate de prezenta lege, aplicabile pentru atribuirea contractelor de achizitie publica/acordurilor-cadru sau organizarea concursurilor de solutii cu o valoare estimata egala sau mai mare decat valorile prevazute la art. 7 alin. (5), sunt urmatoarele:

  1. a) licitatia deschisa;
    b) licitatia restransa;
    c) negocierea competitiva;
    d) dialogul competitiv;
    e) parteneriatul pentru inovare;
    f) negocierea fara publicare prealabila;
    g) concursul de solutii;
       h) procedura de atribuire aplicabila in cazul serviciilor sociale si al altor servicii specifice;
       i) procedura simplificata.

Art. 111 din leg 98/2016

 (1) Procedura de atribuire prevazuta la art. 68 alin. (1) lit. h), aplicabila in cazul serviciilor sociale si al altor servicii specifice prevazute in anexa nr. 2, este o procedura proprie, autoritatea contractanta avand obligatia respectarii principiilor prevazute la art. 2 alin. (2).

ART. 2 din leg 98/2016

(2) Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică şi a organizării concursurilor de soluţii sunt:

  1. a) nediscriminarea;
  2. b) tratamentul egal;
  3. c) recunoaşterea reciprocă;
  4. d) transparenţa;
  5. e) proporţionalitatea;
  6. f) asumarea răspunderii.

 Alegerea modalitatii de atribuire a contractului

 3.1. Daca valoarea estimata a contractului de achizitie de servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 la leg. nr. 98/2016 este mai mica de 135.060 lei fara TVA, autoritatea contractanta poate achizitiona serviciile direct din catalogul electronic SEAP sau poate urma procedura descrisa mai jos.

3.2. Daca valoarea estimata a contractului de achizitie de servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 la leg. nr. 98/2016 este mai mare de 135.060 lei fara TVA, autoritatea contractanta va aplica procedura descrisa mai jos pentru achizitionarea serviciilor.

  1. Achizitia serviciilor din catalogul electronic SEAP

Daca valoarea estimata a contractului de achizitie de servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 la leg. nr. 98/2016 este mai mica de 135.060 lei fara TVA, autoritatea contractanta poate achizitiona serviciile direct din catalogul electronic SEAP.

Pentru realizarea achizitiei vor fi utilizate urmatoarele documente:

  1. Referat de necesitate
  2. Estimarea valorii contractului
  3. Notificari printate din catalogul electronic SEAP
  4. Contract de servicii
  5. Declaratie privind evitarea conflictului de interese
  6. Proces verbal de receptie servicii
  7. Daca valoarea estimata a contractului de achizitie de servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 la leg. nr. 98/2016 este mai mare de 135.060 lei fara TVA, autoritatea contractanta va aplica procedura descrisa mai jos pentru achizitionarea serviciilor.

 5.1. Documente utilizate

5.1.1. Lista documentelor

  1. Referat de necesitate;
  2. Estimarea valorii contractului;
  3. Declarație privind eligibilitatea si neincadrarea in situatii ce pot atrage excluderea din procedura;
  4. Declaratie privind evitarea conflictului de interese (art. 60 din leg. 98/2016)
  5. Anunț de publicitate;
  6. Proces verbal de deschidere oferte
  7. Proces verbal de evaluare oferte;
  8. Raportul procedurii;
  9. Contract de servicii;
  10. Anunt de atribuire;
  11. Comanda fermă (daca este cazul);
  12. Proces verbal de receptie servicii.

5.1.2. Conținutul și rolul documentelor

  1. Referat de necesitate – cuprinde informații referitoare la justificarea necesității serviciilor;
  2. Estimarea valorii contractului – cuprinde informații referitoare la estimarea valorii serviciilor;
  3. Anunț de publicitate – reprezintă intenția achizitorului de a selecta furnizori de servicii

Anuntul publicitar va fi publicat pe site-ul propriu si va cuprinde detalii despre organizarea procedurii care vor fi enumerate la sectiunea 5.2.3. – Publicitatea procedurii.

  1. Proces verbal de deschidere oferte – se întocmește de Comisia de evaluare, formată din 3 persoane din partea beneficiarului;
  2. Proces verbal de evaluare oferte – se întocmește de Comisia de evaluare, formată din 3 persoane din partea beneficiarului, în vederea selectării și evaluării ofertelor depuse;
  3. Raportul procedurii – se întocmește de Comisia de evaluare a ofertelor privind serviciile care vor fi achizitionate și se aprobă de reprezentantul legal al achizitorului;
  4. Contract de servicii – contract de achiziție publică ce are ca obiect prestarea de servicii, altele decât cele de lucrări;
  5. Anunt de atribuire – va fi publicat pe site-ul propriu si va cuprinde detalii despre ofertantul castigator, pretul contractului si data atribuirii contractului.

 5.2. Etapele procedurii

  1. Stabilirea necesității efectuării achiziției și determinarea valorii estimate a contractului;
  2. Elaborarea documentației de atribuire;
  3. Publicarea anunțului de publicitate la procedura proprie si transmiterea invitatiilor de participare;
  4. Răspunsurile la clarificările solicitate de ofertanți (daca este cazul);
  5. Primirea ofertelor;
  6. Desemnarea comisiei de evaluare;
  7. Evaluarea ofertelor
  8. Raportul procedurii de atribuire
  9. Informarea ofertantilor
  10. Contestatii
  11. Contractul de prestari servicii
  12. Anuntul de atribuire
  13. Anularea procedurii de atribuire (dacă este cazul);

5.2.1. Stabilirea necesității efectuării achiziției și determinarea valorii estimate a contractului

Stabilirea necesității efectuării achiziției are ca scop determinarea necesarului și specificului serviciilor ce urmează a fi achiziționate și determinarea valorii estimate a contractului ce urmează a fi atribuit. Procedura de achizitie se poate desfasura pe loturi daca este cazul.

Această activitate se concretizează prin întocmirea următoarelor documente:

– Referat de necesitate;

– Notă privind valoarea estimată a contractului.

5.2.2. Elaborarea documentației de atribuire

Elaborarea documentației de atribuire are ca scop stabilirea de către achizitor a condițiilor privind eligibilitatea și înregistrarea ofertanților și capacitatea acestora de a îndeplini obligațiile contractuale, stabilirea regulilor ce trebuie respectate pe parcursul procedurii, stabilirea calendarului de aplicare, precum și stabilirea cerințelor privind nivelul calitativ și cantitativ al serviciilor necesar a fi prestat.

Documentația de atribuire va conține cel puțin următoarele elemente:

– datele de identificare ale autorității contractante;

– sursa de finanțare a achiziției;

– calendarul de aplicare al procedurii, respectiv data limită pentru solicitarea clarificărilor, data limită de raspuns la clarificări, data și ora limită de depunere a ofertelor;

– cerințe privind eligibilitatea și înregistrarea ofertanților;

– cerințe minime privind capacitatea tehnică și capacitatea economico-financiară (dacă este cazul);

– criteriile de calificare (dacă este cazul);

– specificațiile tehnice minime ale serviciilor care urmează a fi prestate;

– modul de elaborare și prezentare a propunerii tehnice și financiare;

– perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor;

– criteriul de atribuire;

– modul de comunicare;

– formulare.

5.2.3. Publicitatea procedurii

Pentru asigurarea transparenței, tratamentului egal, accesului nediscriminator, atragerea participării unui cerc cât mai larg de participanți, achizitorul va realiza publicitatea procedurii.

Publicitatea pricedurii se realizează prin următoarele modalități:

– se va publica un anunt publicitar pe site-ul propriu care va cuprinde detalii despre organizarea procedurii care sunt mentionate mai jos.

– se vor transmite 3 invitatii de participare către potențiali ofertanți in situatiile in care este posibil acest lucru;

– pe site-ul propriu se va publica si documentatia pentru ofertanti impreuna cu formularele, in format editabil, care trebuie completate de catre ofertanti, fiind astfel disponibile a fi descarcate de catre orice operator economic.

Anunțul publicitar care se publica pe site-ul propriu va cuprinde următoarele informații:

– datele de identificare ale autorității contractante;

– denumirea serviciilor ce urmează a fi achizitionate;

– cod CPV;

– limba in care se vor elabora ofertele;

– termenul limită pentru depunerea ofertelor;

– data si ora deschiderii ofertelor;

– adresa de unde se poate procura documentația;

– criteriul de atribuire al contractului.

5.2.4. Răspunsuri la clarificările solicitate de ofertanți (daca este cazul)

Orice operator economic intersat are dreptul de a solicita clarificări privind documentatia pentru ofertanti in termenul publicat in documentatie.

Autoritatea contractantă are obligația de a răspunde în mod clar, complet și fără ambiguități, cât mai repede posibil, la orice clarificare solicitată, intr-o perioadă care nu trebuie să depășească, de regulă, 2 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorului economic.

5.2.5. Primirea ofertelor

Operatorii economici au obligația de a depune oferta la adresa, data și ora limită pentru depunere stabilite în documentatia pentru ofertanti (minim 5 zile calendaristice de la publicarea anuntului publicitar).

Oferta depusă la o altă adresă decât cea stabilită sau după exiprarea datei limită pentru depunere se returnează nedeschisă.

5.2.6. Comisia de evaluare

Comisia de evaluare și selecție este formată din 3 membri titulari și minim 1 membru de rezervă. Președintele comisiei va fi desemnat dintre membrii acesteia.

În situația în care un membru nu este prezent din motive obiective (concediu de odihnă, concediu medical, delegație etc.), acesta va fi înlocuit cu membrul de rezervă, urmând a se face acestă mențiune în procesul verbal.

Comisia de evaluare și selecție are următoarele atribuții:

– deschiderea ofertelor;

– verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți;

– verificarea propunerilor tehnice și financiare prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund condițiilor minime din documentatia pentru ofertanti și al încadrării în fondurile alocate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică;

– aplicarea criteriului de atribuire, asa cum a fost menționat în documentatia pentru ofertanti;

– stabilirea ofertelor conforme cu cerintele din documentatia pentru ofertanti;

– stabilirea ofertelor care îndeplinesc condițiile pentru a fi respinse;

– anularea procedurii de atribuire (dacă este cazul);

– elaborarea și semnarea procesului verbal de evaluare, precum și a Raportului procedurii de atribuire.

Pe parcursul desfăşurării întregii proceduri, membrii comisiei au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către ofertanţi, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja secretele comerciale.

Membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a semna pe proprie răspundere o Declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care declara:

  1. a) nu dețin părți sociale și/sau acțiuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertanți sau subcontractanti;
  2. b) nu fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi
  3. c) nu am calitatea de soț/soție, rudă până la gradul al treilea inclusiv sau afin, cu unul dintre ofertanți;
  4. d) nu am nici un interes de natură să afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor;
  5. e) nu se află în situația existenței unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare.

Totodata, se angajeaza sa pastreze confidentialitatea asupra continutului ofertelor/candidaturilor, precum si asupra altor informatii prezentate de catre operatorii economici, a caror dezvaluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-si proteja proprietatea intelectuala sau secretele comerciale, precum si asupra lucrarilor comisiei de evaluare.

Declaraţia de confidențialitate și imparțialitate trebuie semnată înainte de începerea şedinţei de deschidere.

În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare şi negociere constată că se află în una sau mai multe din situaţiile prevăzute mai sus, atunci acesta are obligaţia de a solicita înlocuirea sa din componenţa comisiei respective.

Ofertele câștigătoare se vor selecta numai dintre ofertele admisibile pe baza criteriului de atribuire precizat în documentatia pentru ofertanti.

În urma ședinței de evaluare, comisia va întocmi Pocesul verbal și Raportul procedurii, care va fi semnat de toți membrii comisiei.

5.2.7. Evaluarea ofertelor

La ședințele comisie de evaluare, în scopul analizării în detaliu a ofertelor depuse, au dreptul de a participa numai membrii acesteia.

Comisia de evaluare are obligația de a analiza și de a verifica fiecare ofertă atât din punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât și din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică.

Propunerea tehnică trebuie să corespundă cerințelor minime prevăzute în documentatia pentru ofertanti;

Propunerea financiară trebuie să se încadreze în limita fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de servicii necesar a fi atribuit.

În cazul unei propuneri financiare aparent neobişnuit de scăzută în raport cu serviciile care constituie obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru care urmează a fi atribuit/încheiat, autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita ofertantului care a depus o astfel de ofertă clarificări cu privire la preţul sau costurile propuse în respectiva ofertă.

Va fi exclus din procedura pentru atribuirea contractului de servicii orice ofertant / candidat care prezintă informaţii false sau nu prezintă informaţiile solicitate de către autoritatea contractantă.

5.2.7.1. Conținutul ofertelor

În vederea participării la procedura proprie de atribuire a serviciilor, fiecare ofertant va depune oferta intr-un singur exemplar care să conțină:

-oferta tehnica

-oferta financiara

-anexa la formularul de oferta

-declaratie privind evitarea conflictului de interese

-declaratiile solicitate in documentatia pentru ofertanti

-copie dupa certificatul de inregistrare de la ORC sau echivalent

-certificat constatator de la ORC emis cu maxim 60 de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor/act constitutiv sau statut din care să reiasă că ofertantul are ca obiect de activitate, o încadrare corespunzatoare obiectului contractului pentru care depune oferta

-orice alte documente solicitate in documentatia pentru ofertanti;

5.2.7.2. Criteriul de atribuire poate fi:

-pretul cel mai scazut

-costul cel mai scazut

-cel mai bun raport calitate- pret

-cel mai bun raport calitate – cost

În cazul în care două sau mai multe oferte, dintre cele conforme, sunt situate pe primul loc, comisia de evaluare va solicita o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit ofertantului cu prețul cel mai mic.

5.2.7.3. Elaborarea ofertelor

Ofertantul are obligaţia de a elabora oferta în conformitate cu prevederile menționate in documentia pentru ofertanti.

Oferta are caracter ferm şi obligatoriu din punct de vedere al conţinutului pe toată perioada derulării achiziţiei publice, ofertantul având obligaţia de a exprima în ofertă preţul în lei, preţ care va rămâne neschimbat pe toată perioada desfăşurării procedurii de achiziţie publică.

Ofertantul care nu respectă cerinţele din invitația de participare sau caietul de sarcini va fi respins de către autoritatea contractantă.

5.2.7.4. Modificarea, retragerea şi valabilitatea ofertei

Orice ofertant are dreptul de a-şi modifica sau de a-şi retrage oferta numai înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertei.

Ofertantul nu are dreptul de a-şi retrage sau de a-şi modifica oferta după expirarea datei limită pentru depunerea ofertei.

Ofertantul are obligaţia de a menţine oferta valabilă pe toată perioada de valabilitate stabilită de către autoritatea contractantă.

5.2.8. Raportul procedurii

Raportul procedurii de atribuire se elaborează înainte de încheierea contractului de servicii și cuprinde cel putin următoarele elemente:

  1. a) denumirea achiziție și codul CPV;
  2. b) obiectul contractului de servicii
  3. c) denumirea/numele ofertanților participanți la procedură;
  4. d) denumirea/numele ofertantilor respinși și motivele carea au stat la baza acestei decizii.
  5. e) denumirea/numele ofertantului castigator pe baza criteriilor stabilite de prezenta procedura.

5.2.9.  Informarea ofertanților

Ofertanții câștigători/necâștigători vor fi informați, în termen de cel mult 2 zile de la aprobarea Raportului procedurii.

Comunicarea către ofertanții necâștigători va conține: motivul declarării ca necâștigători, numele câștigătorului, pretul oferit de acesta.

Comunicarea către ofertanțul câștigător va conține prețul ofertat și data în care este invitat să încheie contractul, având în vedere termenul de depunere a contestațiilor de 2 zile lucratoare de la primirea comunicarilor privind rezultatul procedurii.

5.2.10. Contestatii

Orice ofertant care se considera vatamat intr-un drept al sau ori intr-un interes legitim ca urmare a comunicarii rezultatului procedurii de atribuire va solicita autoritatii contractante revocarea sau modificarea actului sau a deciziei, prin intermediul unei contestatii formulata in maxim 2 zile de la comunicare.

Autoritatea contractanta analizeaza si solutioneaza contestatia in termen de cel mult 2 zile lucratoare de la data primirii acesteia.

Ofertantul vatamat intr-un drept al sau ori intr-un interes legitim printr-un act sau o decizie a autoritatii contractante, nemultumit de raspunsul formulat de aceasta cu privire la contestatia depusa, sau care nu a primit nici un raspuns in termenul prevazut, poate sesiza Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor sau, dupa caz instanta competenta in conditiile legii nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor.

5.2.11. Încheierea contractului de servicii

Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia contractul de achiziţie de servicii, cu persoana fizică sau juridică a cărei ofertă a fost declarata castigatoare de către comisia de evaluare.

Contractul de prestări servicii se va încheia în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la comunicarea câștigătorului. Acest termen nu este obligatoriu sa fie respectat in cazul in care a fost depusa o singura oferta.

 5.2.12. Anuntul de atribuire

Dupa incheierea contractului de prestari servicii cu ofertantul castigator va fi publicat anuntul de atribuire pe site-ul autoritatii contractante. Anuntul de atribuire va cuprinde detalii despre ofertantul castigator, pretul contractului si data atribuirii contractului.

5.2.13. Anularea procedurii de atribuire

Autoritatea contractantă are obligația de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de servicii în următoarele cazuri:

  1. a) dacă nu a fost depusă nici o ofertă;
  2. b) dacă toate ofertele depuse au fost respinse;
  3. c) dacă este imposibilă încheierea contractului de servicii.

Dacă se depun numai oferte care nu respectă cerințele din documentatia pentru ofertanti (sau nu se depune nici o ofertă), procedura proprie se va anula și se va relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente prezentei.

Decizia de anulare se va comunica în scris tuturor ofertanților, menționându-se motivele anulării, în termen de maxim 3 zile de la adoptarea acesteia.

5.3. Constituirea dosarului de achiziție publică 

Autoritatea contractantă are obligația de a întocmi dosarul achiziției publice, care trebuie să cuprinde cel puțin următoarele documente:

  1. referatul de necesitate privind achiziţia de servicii;
  2. estimarea valorii contractului
  3. anuntul publicitar;
  4. invitatiile de participare;
  5. documentatia pentru ofertanti;
  6. solicitările de clarificări și răspunsurile (dacă este cazul);
  7. decizia de numire a comisiei de evaluare;
  8. declarațiile de confidențialitate și imparțialitate;
  9. oferta si toate documentele acesteia;
  10. procesul verbal de deschidere a ofertelor;
  11. procesul verbal de evaluare oferte;
  12. raportul procedurii;
  13. comunicările întocmite de către comisia de evaluare cu privire la rezultatul procedurii;
  14. contractul de servicii;
  15. anuntul de atribuire.

 6.Dispoziții finale

Prezentele norme procedurale pot fi completate, modificate ori de cate ori este nevoie sau pot fi abrogate de către reprezentantul legal al achizitorului.

Prezentele norme de procedură interna privind atribuirea contractelor de servicii care fac parte din anexa 2 la leg. 98/2016 intră în vigoare la data aprobării de către reprezentantul legal.